Glossaire

Abonnement

Contrat entre l'organisme et le public, qui permet à ce dernier de profiter de prix préférentiels de places, à condition de s'engager à venir à un certain nombre d'événements.

On distingue les types d’abonnement suivant :

• Prix calculé : le prix de l’abonnement est calculé d’après le prix des séances choisies dans l’abonnement.

• Prix fixe : le client paie un prix global qui lui donne le droit de choisir un certain nombre de places. Le client peut compléter l’abonnement après l’achat tant que le nombre maximum de places autorisé n’est pas atteint.

• Abonnement championnat : cas particulier d’abonnement à prix fixe qui ne laisse pas de choix à l’acheteur et est entièrement complété dès l’achat. En effet, l’abonnement porte sur l’ensemble des matchs d’un championnat.

Accès

Point physique d'entrée permettant d'accéder à l'intérieur d'un espace.

La notion d'accès est utilisée principalement pour indiquer sur le billet par où le public peut accéder à sa place. Il n'y a aucun lien e

Accord bancaire

Accord conclu avec un contact pour :

• Payer une commande ou verser de l'argent sur son compte d'avoir en plusieurs échéances, via des prélèvements effectués sur son compte bancaire. Voir « Paiement par prélèvement bancaire ».

• Rembourser une commande ou retirer de l'argent de son compte d'avoir via un virement effectué sur son compte bancaire.

Acompte

Paiement partiel d'une commande de réservation. Ce paiement partiel confirme la réservation mais ne la transforme pas en vente.

Activité

Regroupement d'événements du même type, au sein d'une saison (spectacle vivant, festival, visites, …).

L'activité permet de séparer les événements d'un organisme qui ne sont pas du même type, par exemple théâtre / festival annuel, etc.

Adhésion

Engagement réfléchi et confiance suffisante du public dans la politique de l'organisme pour participer en investissant une somme monétaire significative, sans pour autant s'engager sur sa prise de place ou de service.

Un adhérent peut recevoir des privilèges du fait de son adhésion.

Adresse contact

Une des adresses principales ou secondaires d’un contact.

Agence

Etablissement qui sert d'intermédiaire entre l'organisme et l'acheteur final de place ou de service.

Une agence fait partie d'une filière interne de type B2B2C.

Annulation

Décision du public ou de l’organisme de résilier tout ou partie d’une commande.

Il ne faut pas confondre "annulation" et "remboursement". En effet, l’annulation, en billetterie, n’est autorisée que pour des réservations ou des options. Dès qu’une place est payée et qu’il faut l’annuler, il s’agit alors d’un remboursement.

Annulation de séance

Procédure permettant de rembourser ou d’échanger toutes les places qui ont déjà été achetées et d’échanger ou annuler toutes les réservations, du fait même que la séance doit être annulée.

Approvisionnement

Achat de produits boutique par un organisme en vue de reconstituer des stocks.

Article Billetterie

Instance d’un produit du catalogue de billetterie.

Par exemple, pour un produit "Evénement" ou "Abonnement", un article est constitué d'une séance (ou d'un abonnement) et d'une catégorie de place.

Autorisation d’accès

L’autorisation d’accès correspond à la permission donnée à un opérateur de travailler sur SecuTix en pouvant utiliser tout ou partie des fonctions.

Avantage

Elément dont la possession permet d’accorder un rabais sur le prix des articles auxquels il est associé. Il peut également permettre l’achat d’un produit en dehors de la période de vente officielle. Un avantage peut avoir l’un des types de cible suivants :

• Code à usage unique : L’avantage est associé à un ensemble de codes, chacun de ces codes pouvant être utilisé une fois. Un contact disposant de plusieurs codes peut transmettre tout ou partie de ses codes inutilisés à ses connaissances ou relations d’affaire.

• Contact : Avantage destiné à un ensemble de contacts. Cet avantage n’est pas transmissible.

• Grand public : Tout contact peut utiliser l’avantage.

• Indicateur : Avantage destiné aux contacts dont l’indicateur mentionné a la valeur spécifiée dans l’avantage. Cet avantage n’est pas transmissible.

• Partenaire. Avantage destiné aux contacts ayant connaissance du code partenaire, le code étant le même pour tous les contacts concernés. Un contact peut transmettre ce code mais ne pourra plus l’utiliser lui-même.

Avoir

Solde financier positif appartenant à un contact. Un avoir sert de moyen de paiement.

Badge

Un badge d’abonnement ou d’adhésion est un document rigide (généralement plastifié) qui permet au porteur de montrer qu’il est propriétaire d’un abonnement ou d’une adhésion.

Un badge possède un identifiant. SecuTix permet de charger des billets sur un badge en les associant à cette identifiant.

Bénéficiaire

Personne au bénéfice d’un produit de billetterie ou d’un produit boutique vendu par l’organisme. Contrairement au contact culturel, cette personne n’est pas connue en tant que contact par l’organisme et ne peut donc pas faire l’objet de campagnes marketing. Le concept de bénéficiaire permet de connaître l’identité de toutes les personnes ayant assisté à un concert ou à un match.

Billet

Document officiel qui correspond à un titre et qui prouve que le spectateur qui en est muni, est bien autorisé à pénétrer dans l’enceinte indiquée sur ledit billet.

Billet dématérialisé

Billet édité directement par le public, ou par un guichet, sur une imprimante A4 traditionnelle (billet print@home) ou sur un support média (SMS, MMS, …). L’utilisation d’un tel billet (appelé également E-Ticket) nécessite la gestion informatisée du contrôle à l’entrée dans l’espace.

Billet groupe

Titre permettant à plusieurs personnes de rentrer simultanément dans un espace.

Billet producteur

Titre d’entrée dans un lieu de manifestation, qui est directement fourni par le producteur de la manifestation, indépendamment de SecuTix qui s’occupe alors de toute la gestion de l’événement, mais qui n’imprime pas les billets.

Billet thermique

Tout titre officiel d’entrée dans un lieu de manifestation, qui est édité sur place, par une imprimante à billets thermiques.

Bloc

Subdivision d’une zone. Cette subdivision est facultative et est généralement utilisée dans les espaces de très grande capacité (ex : stades)

Blocage de place

Fonction permettant de faire en sorte qu'une place (ou un groupe de places) ne puisse plus changer de statut (p. ex. ne peut pas être vendu) tant qu'elle (ou il) n'est pas débloquée.

Bon (cadeau)

Bon pouvant être utilisé pour le règlement d’un achat. La valeur d’un bon peut être supérieure à son prix d’achat. Un bon peut être utilisé une seule fois, avec rendu ou non du trop-perçu.

Bundle hospitalité

Ensemble d’hospitalités achetées simultanément, chaque hospitalité étant associée à un match

Caisse

Regroupement de toutes les manipulations financières propres à la vente de billets ou de services.

Toutes les opérations réalisées à une caisse sont retranscrites dans le bordereau de caisse qui fait suite à la fermeture de la caisse en question.

Une caisse peut être dans l’un des états suivants :

• Ouverte : en cours d’utilisation

• Fermée : fermeture temporaire due, par exemple, à la pause de l’opérateur

• Clôturée opérateur : caisse vérifiée par l’opérateur. Plus aucune vente ne peut être effectuée sur cette caisse. Le comptable peut cependant corriger des règlements.

• Clôturée comptable. Plus aucun changement n’est possible sur cette caisse. Toute erreur con

Calendrier

Ensemble des date et heure de chaque séance de chaque événement pendant une période donnée.

Calendrier de vente

Ensemble de périodes de vente définies au sein d’une activité pour vendre des entrées simples. Ces périodes sont définies pour des catégories de public.

Carte

Une carte d’abonnement ou d’adhésion est un document rigide (généralement plastifié) qui permet au porteur de montrer qu’il est propriétaire d’un abonnement ou d’une adhésion. La carte peut être munie d’une puce d’identification (carte RFID)

Une carte possède un identifiant (identifiant émis par la puce ou imprimé sur la carte). SecuTix permet de charger des billets sur une carte en les associant à cette identifiant.

Catalogue billetterie

Ensemble des différents produits, propres à la billetterie, d'une saison (événements, séances, …) avec les prix, les frais, etc. correspondants.

Catégorie de place

Caractéristique principale d'une place numérotée ou d'une zone non numérotée, permettant de la définir sur le plan géographique et physique.

La catégorie de place permet de déterminer le degré de visibilité, d’audibilité et de gêne vis-à-vis du plateau où se passe la représentation. Ceci permet de demander un prix d'entrée différent selon la catégorie de place.

Catégorie de public

Catégorie générale (contact occasionnel, invité, …) permettant de différencier le public selon son mode de relation vis-à-vis de l'organisme qu'il fréquente. Les catégories de public disponibles sont :

• Collectivité abonnée

• Collectivité adhérente

• Collectivité occasionnelle

• Contact abonné

• Contact adhérent

• Contact occasionnel

• Groupe adhérent

• Invité gratuit

Catégorie de public principale

Regroupement de catégories de public semblables : occasionnel, abonné, abonné hors abonnement, adhérent, invité.

Civilité

Caractéristique d’un contact : Monsieur, Madame, Mademoiselle, Maître, Docteur, etc …

Clôture

Fermeture définitive et irrémédiable de toutes les opérations commerciales et financières qui ont eu trait pour l’entité qui est clôturée (séance, événement, activité, saison).

Code TVA

Code interne représentant un taux de TVA particulier, indépendamment de la valeur réelle de ce taux à un moment donné.

Exemple : TN = Taux Normal

Collectivité

Ensemble de personnes, plus ou moins connues nominativement, qui se sont regroupées pour bénéficier de tarifs préférentiels. Les collectivités sont un des types de structure.

Compétition

Evénement sportif comportant un ensemble de match, chaque match opposant 2 équipes dans un lieu donné à une date et heure données.

Compte d’attente

Le paiement par compte d’attente est utilisé lorsque l’organisme culturel fait crédit à un contact. Le solde du compte d’attente d’un contact représente donc le montant de sa dette envers l’organisme culturel.

Configuration logique

Représentation logique d'un espace, associée à une configuration physique de celui-ci. C'est dans la configuration logique que sont définies les différentes catégories de place ainsi que les contingents.

Une nouvelle configuration logique est créée par exemple en fonction du type de spectacle, de la configuration de la scène, de la scénographie du spectacle, de la machinerie, etc.

Configuration physique

Numérotée et mixte : représentation, aussi fidèle que possible, de la répartition géographique des zones physiques et des places physiques dans un espace et de chacune de leurs caractéristiques. Dans ces deux cas, la configuration physique comprend un plan de salle.

Non numérotée : ensemble des zones physiques correspondant à l’espace. Dans ce cas la configuration physique ne comprend pas de plan de salle.

Une seule configuration physique est généralement suffisante pour un espace, sauf en cas de modification possible de la disposition relative des places.

Configuration vente

Représentation du plan de vente d'un espace, associé à une configuration logique de celui-ci. C'est dans la configuration vente que sont indiqués les états de chaque place.

Une nouvelle configuration vente est créée pour chaque nouvelle séance d'un même événement.

Contact culturel

Contact au bénéfice d’un produit de billetterie ou d’un produit boutique vendu par l’organisme. Ce contact a été désigné par le contact d’achat au moment de l’achat. Exemple : le contact d’achat achète un billet pour lui-même et pour un autre membre de sa famille également connu de l’organisme. Cette deuxième personne est un contact culturel.

Contact d’envoi

Contact destinataire d’un envoi. L’envoi contient généralement des billets accompagnés d’un document (p. ex. récapitulatif de dossier).

Contact de facturation

Contact au nom duquel sera établie la facture. Le contact de facturation est le contact payeur (ou l’un des contacts payeurs en cas paiement multiple) de l’ordre.

Contact exposant

Contact (p. ex. exposant d’une foire) pouvant générer des codes à usage unique afin d’inviter ses clients ou ses prospects

Contact fournisseur

Contact fournissant des produits boutique à un organisme pour assurer son approvisionnement.

Contact guide

Contact chargé de commenter une visite.

Contact partenaire

Contact en charge de la mise en œuvre d’un produit (p. ex. événement, visite). Ce type de contact est utilisé lorsque l’organisme agit en tant que distributeur. Le contact partenaire représente alors le théâtre ou le musée dont le distributeur vend des billets.

Contact payeur

Contact ayant payé ou devant payer un ordre.

Contact producteur

Producteur d’un spectacle vivant. Ce concept est proche de celui du contact partenaire, notamment lorsqu’il n’est pas nécessaire de distinguer (sur un plan financier ou administratif) un lieu et le producteur d’un spectacle qui se tient dans ce lieu.

Contact relais

Voir relais.

Contacts d’un dossier

Le contact d’achat d’un dossier, aussi appelé contact d’un dossier est le contact d’achat du premier ordre (au sens chronologique) créé dans ce dossier.

Le contact ameneur d’affaire d’un dossier représente l’agent de vente qui a mis en relation le contact d’achat et l’institution culturelle ou sportive.

Le contact propriétaire du dossier est le contact qui a créé le

Contingent

Préréservation de certaines zones ou de certaines places d'un espace, pour une manifestation donnée, en vue de les garder pour certaines catégories de public ou certaines filières de vente.

Un contingent peut être complètement libre ou être associé à un type de public (abonnés, invités, collectivités/groupes, servitude, presse, protocole, handicapés). Chaque contingent peut en outre être valable pour toutes les filières de vente ou être limité à une ou plusieurs filières de vente.

Contrôle

1. Lieu où s’échange les contremarques et où sont fournies les invitations au moment du Bureau (Synonyme de "Boîte à sel").

2. Lieu de passage obligé du public pour entrer dans un espace lors d’un événement. Si le contrôle est manuel, le contrôleur vérifie la validité du billet et récupère la souche. Si le contrôle est informatisé, la borne ou la douchette permet de contrôler le code-barres du billet et de s’assurer de sa validité.

Contrôle d’accès

Système automatisé pour l’entrée (et/ou la sortie) du public. Cette fonction ne peut être réalisée que si les titres d’entrée sont optiques ou magnétiques.

Courrier

Filière de vente qui utilise les moyens d’acheminement de la poste. Cette filière est de moins en moins utilisée.

Crédit

Système de gestion comptable qui permet à un organisme de fournir des billets alors que ceux-ci ne sont pas encore intégralement payés.

Créneau

Date et heure, définies pour une saison, pour laquelle des visites libres ou guidées sont possibles dans un espace donné. Un créneau peut être dans l’un des états suivants :

• En exploitation

• Suspendu

Critère contact

Critère (catégorie socioprofessionnelle, statut professionnel, niveau d'étude, …) correspondant à un ensemble de données, dont une institution ou un organisme aimerait connaître la valeur à propos de chaque contact.

Ces critères peuvent être utilisés par l'institution pour des rai­sons statistiques ou commerciales.

Critère groupe

Critère attribué à un groupe de visiteurs.

Exemple : niveau de connaissance

Départ

Sous-ensemble d’un groupe de visite affecté à un guide donné. Lorsqu’un groupe est trop grand pour être affecté à un seul guide, on le subdivise en départs.

Devise autorisée

Unité monétaire autre que celle du pays de l'institution et qui est autorisée par cette dernière pour réaliser le paiement des services.

Ceci oblige alors à définir régulièrement le taux de change.

Disponible

Nombre de places libres restant dans l’espace, tous contingents confondus.

Le suivi du disponible réel et théorique est un bon indicateur de l’évolution du remplissage d’une salle.

Disponible réel

Différence entre la jauge de la salle (hors places invalidées) et les places vendues.

Disponible théorique

Différence entre la jauge de la salle (hors places invalidées) et les places vendues et réservées.

Distributeur

Société externe qui vend des billets pour des représentations ou des visites organisées par une institution utilisant SecuTix.

Don

Don versé à une institution. Le donateur peut sélectionner le montant parmi les montants proposés ou le choisir librement.

Dossier

1. Fiche complète d’un membre du public (individuel ou structure) qui est connu de l’organisme nominativement.

2. Ensemble des opérations d'une commande qui est reprise ultérieurement pour permettre la poursuite de la vente jusqu'à son aboutissement.

Droits d’accès

Ensemble des fonctionnalités accordées à un opérateur de SecuTix.

Duplicata

1. Copie exacte d’un billet précédemment édité (mis à part le numéro fiscal qui doit être différent) et qui comporte en plus la mention "DUPLICATA" sur une zone libre du billet et des souches.

2. Copie exacte d’une facture portant la mention « DUPLICATA ».

Ecart de caisse

Toute différence existant, à un instant donné, entre le total des montants perçus et le total des montants enregistrés dans une caisse.

Echange

Fonction qui permet de remplacer tout ou partie d’un ordre par une autre, avec possibilité d’un paiement complémentaire ou d’un remboursement.

Echéance de paiement

Date à laquelle l’exécution d’une obligation de paiement est exigible. Une échéance de prélèvement bancaire peut être dans l’un des états suivants :

• Echec : la banque a informé de l’échec du prélèvement

• Abandonné : échéance abandonnée, par exemple parce que le contact l’a payée au moyen d’un autre mode de règlement

• En attente : en attente de transmission à la banque

• Payé : prélèvement bancaire réussi

• Transmise : échéance transmise à la banque qui n’a pas encore communiqué le résultat du traitement

• Suspendue : l’échéance ne sera pas traitée tant qu’elle est suspendue.

Edition

Impression sur papier de tout document qui indique l’état de la comptabilité (au sens large) de la billetterie à un instant donné.

Entrée simple

Famille de produits particulière correspondant à des places numérotées et des places non numérotées. Pour cette famille, un produit correspond à un événement.

Espace

Lieu fermé (permettant de disposer d'un contrôle d'accès) où peuvent se dérouler des événements ou des visites.

Un ou plusieurs espaces peuvent être regroupés dans le même site.

Etablissement

Synonyme de "Organisme".

Etat

Plusieurs entités sont conditionnées dans SecuTix par un état (par exemple "En préparation", "Validé", "Annulé", "Clôturé", etc.) qui induit des règles de gestion très strictes.

E-ticket

Synonyme de "billet dématérialisé"

Evénement

Manifestation culturelle ou sportive, produite par un organisme, et correspondant à un produit (du type "entrée simple") de son catalogue de billetterie.

Un événement est associé à une activité d'une saison d'un organisme et comprend une ou plusieurs séances.

Exonération

Billet fourni gratuitement ("exo" dans le langage parlé). Il s’agit

Facture

Document comptable indiquant la quantité, la nature et les montants des différentes prestations vendues, ceux-ci étant décomposés entre le TTC, le HT et la TVA.

Facture d’annulation

Facture créée uniquement dans le but d’annuler une autre facture, généralement parce que la facture d’origine contient une erreur ou a été adressée à la mauvaise personne. Une facture émise ne peut jamais être modifiée. C’est pourquoi, toute correction de facture passe par une facture d’annulation suivie de l’émission d’une nouvelle facture.

Une facture d’annulation ne correspond pas à une annulation de vente (ordre de remboursement).

Facture d’avoir

Facture associée à un ordre de remboursement ou représentant une facture d’annulation.

Facturette

Equivalent de la facture, mais imprimée par une caisse enregistreuse, c’est alors un ticket de caisse.

Famille de produits

Ensemble de produits semblables et gérés de la même manière. Une famille de produits est décrite par son type et sous-type. SecuTix propose les familles de produits suivantes :

entrée simple, abonnement, adhésion, package, pass, prestation.

Fauteuil

Siège avec un dossier et des accoudoirs. Le fauteuil correspond, dans tous les lieux de spectacle, au siège de meilleure catégorie, du fait de son confort. Il peut être numéroté ou non numéroté. Il s’agit d’une des qualités de place.